舞台搭建前期的准备工作很重要，所以做一场活动策划时，项目组人员配备先进的测距仪，测算各项数据。为设计师出具设计效果图先期准备。通过沟通设计师出舞台搭建设计效果图，舞台搭建平面图。经过确认后准备进场施工搭建。
在现场搭建之前分配工作，因为现场舞台搭建是每一个岗位都不能掉链子，要衔接好工作。很多时候在现场有问题，就是因为没有分工明细，所以才会出问题的。我们在做项目的时候，总统筹策划人员要将岗位进行明确分工，只要人员的分配都要提前开好会，将这一些工作落实到位，才能将舞台搭建落实到位。
由于策划活动通常是在酒店里面举办的，所以在和跟酒店对接时，会派专人对接，明细所有大小问题，包括舞台搭建进场时间，舞台搭建进场路线安排，电路线路，开关位和控制位，安全疏散通道等等，还会签订协议以保障双方利益。
在活动搭建现场，时间是很宝贵的，不排除有的项目是需要通宵搭建的，所以负责项目执行工作人员要将这个时间把控好，比如需要搭建的灯光设备，音响设备，舞台造型。安排设备进场顺序。以保障有效的做好活动前的舞台搭建工作。
